1. Wie is verantwoordelijk?
V.O.F. FORTIVS, handelend onder de naam FORTIVS, is voor de gegevensverwerkingen die in dit beleid worden beschreven verwerkingsverantwoordelijke, tenzij in een zakelijke overeenkomst uitdrukkelijk een andere rolverdeling is vastgelegd.
V.O.F. FORTIVS
Populierenweg 19
9674 JR Winschoten
KvK: 97880256
Btw-id: NL868272668B01
E-mail: [email protected]
Website: www.fortivs.com
2. Voor wie geldt dit beleid?
Dit privacybeleid geldt voor:
- bezoekers van de FORTIVS-website;
- personen die een gesprek, Vitaliteits-Audit of ander aanbod aanvragen;
- contactpersonen bij werkgevers, partners en leveranciers;
- deelnemers aan een Vitaliteits-Audit, preventiepilot, coachingstraject of vitaliteitspartnerschap;
- ontvangers van inhoudelijke updates, voor zover zij daarvoor toestemming hebben gegeven.
Als een werkgever een deelnemer aanmeldt of contactgegevens aanlevert, informeren we de deelnemer rechtstreeks over de verwerking voordat inhoudelijke begeleiding start.
3. Welke persoonsgegevens verwerken we?
Website, aanvragen en zakelijke contacten
- naam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer en bedrijfsnaam;
- functie, organisatiegrootte, vraagstuk en gewenste uitkomst;
- afspraak-, offerte-, contract-, factuur- en correspondentiegegevens;
- technische gegevens zoals IP-adres, apparaat- en browserinformatie en beveiligingslogs;
- cookie- en analysegegevens, maar alleen voor zover daarvoor toestemming nodig is en is gegeven.
Deelnemers aan begeleiding
- identificatie- en contactgegevens;
- zelfgerapporteerde informatie over slaap, herstel, beweging, voeding, ervaren belasting, stress en dagelijkse routines;
- doelen, coachingnotities, check-ins, voortgang en communicatie;
- technische gebruiks- en beveiligingsgegevens uit de FORTIVS-omgeving;
- andere gegevens die een deelnemer uit eigen beweging deelt en die relevant zijn voor de begeleiding.
Deel alleen wat nodig is. FORTIVS vraagt niet om medische dossiers, diagnoses, medicatieoverzichten of gegevens die niet nodig zijn voor preventieve coaching.
4. Doelen en grondslagen
| Doel | Voorbeelden | Grondslag |
|---|---|---|
| Aanvragen behandelen | Een verkennend gesprek plannen, een vraag beantwoorden of een voorstel maken. | Noodzakelijk voor het nemen van stappen vóór een overeenkomst of gerechtvaardigd belang bij zakelijke communicatie. |
| Diensten uitvoeren | Onboarding, coaching, voortgang, ondersteuning en contact rondom een traject. | Uitvoering van de overeenkomst. Voor bijzondere persoonsgegevens geldt daarnaast de aparte grondslag onder onderdeel 5. |
| Zakelijke administratie | Contractbeheer, facturatie, boekhouding en het behandelen van klachten. | Uitvoering overeenkomst en wettelijke verplichting. |
| Veiligheid en verbetering | Misbruik voorkomen, beveiligingsincidenten onderzoeken en de werking van onze omgeving verbeteren. | Gerechtvaardigd belang, met een belangenafweging en dataminimalisatie. |
| Updates en inzichten sturen | E-mail over preventie, vitaliteit en FORTIVS-diensten. | Toestemming, tenzij de wet communicatie aan bestaande zakelijke relaties zonder aparte toestemming toestaat. Afmelden kan altijd. |
| Wettelijke aanspraken | Rechten uitoefenen, geschillen behandelen en voldoen aan bevoegde verzoeken. | Wettelijke verplichting of gerechtvaardigd belang. |
FORTIVS gebruikt persoonsgegevens niet voor onverenigbare nieuwe doelen zonder je daarover te informeren en, wanneer nodig, opnieuw toestemming te vragen.
5. Leefstijl- en gezondheidsgegevens
Informatie over slaap, herstel, stress of ervaren belasting kan iets zeggen over iemands gezondheid en kan daardoor een bijzondere categorie persoonsgegevens zijn. Voor zover FORTIVS zulke gegevens verwerkt, gebeurt dat alleen na uitdrukkelijke, specifieke en aantoonbare toestemming van de deelnemer, naast een geldige grondslag voor de gewone verwerking.
- deelname en toestemming moeten vrij zijn;
- een deelnemer kan toestemming altijd intrekken zonder nadelige gevolgen vanuit FORTIVS;
- na intrekking stoppen we de verwerking waarvoor toestemming nodig was, tenzij een wettelijke uitzondering geldt;
- intrekking maakt eerdere, rechtmatige verwerking niet onrechtmatig;
- FORTIVS gebruikt individuele gegevens niet voor arbeidsrechtelijke beslissingen, beoordeling of controle door de werkgever.
FORTIVS biedt preventieve coaching, stelt geen medische diagnose en verleent geen geneeskundige behandeling. Bij medische klachten, acute zorgen of vragen over arbeidsgeschiktheid verwijzen we naar een arts, bedrijfsarts of andere bevoegde professional.
FORTIVS neemt geen besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking. Signalen uit data worden steeds in context beoordeeld door een mens.
6. Werkgever, deelnemer en rapportage
De werkgever ontvangt nooit individuele leefstijl-, coaching- of gezondheidsgegevens van deelnemers. Ook aanwezigheid bij of inhoud van een persoonlijke check-in wordt niet gedeeld, tenzij de deelnemer daar zelf uitdrukkelijk om vraagt en dit juridisch toelaatbaar is.
Een werkgever kan uitsluitend een rapportage op voldoende groepsniveau ontvangen. FORTIVS past daarbij dataminimalisatie en een minimale groepsgrootte toe. Als informatie door groepsgrootte, combinatie van kenmerken of context alsnog naar een persoon te herleiden kan zijn, wordt die informatie samengevoegd, weggelaten of niet gerapporteerd.
De precieze AVG-rollen en afspraken met een werkgever worden per traject schriftelijk vastgelegd. Dat kan, afhankelijk van de feitelijke inrichting, ook een verwerkersovereenkomst of afspraken over gezamenlijke verantwoordelijkheid omvatten.
7. Dienstverleners, ontvangers en doorgifte
FORTIVS verkoopt geen persoonsgegevens. We delen gegevens alleen wanneer dat nodig is met:
- leveranciers van website, CRM, formulieren, planning, e-mail en hosting;
- leveranciers van de FORTIVS-app of coachingomgeving;
- betaal-, boekhoud- en administratiedienstverleners;
- professionele adviseurs die aan vertrouwelijkheid zijn gebonden;
- bevoegde instanties wanneer de wet dat vereist;
- de werkgever, uitsluitend binnen de grenzen van onderdeel 6.
Met verwerkers sluiten we passende afspraken over privacy, beveiliging, geheimhouding, subverwerkers, bewaartermijnen en verwijdering. Een actuele categorieënlijst van belangrijke dienstverleners is op verzoek beschikbaar.
Sommige leveranciers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval gebruikt FORTIVS een wettelijk overdrachtsmechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit of goedgekeurde standaardcontractbepalingen, en beoordelen we of aanvullende maatregelen nodig zijn.
8. Hoe lang bewaren we gegevens?
We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Als uitgangspunt gebruiken we:
- aanvragen die niet tot een traject leiden: maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact;
- deelnemers- en coachinggegevens: gedurende het traject en in beginsel maximaal 12 maanden daarna, tenzij een kortere termijn is afgesproken of een langere termijn aantoonbaar nodig en toegestaan is;
- marketingvoorkeuren: tot intrekking of uiterlijk 24 maanden na de laatste aantoonbare interactie;
- beveiligingslogs: in beginsel maximaal 6 maanden, tenzij onderzoek naar een incident langer bewaren noodzakelijk maakt;
- basisgegevens uit de financiële administratie: 7 jaar of langer wanneer een wettelijke bewaarplicht dat vereist;
- gegevens over een geschil: zolang nodig voor de behandeling en de toepasselijke wettelijke verjaringstermijn.
Na afloop verwijderen of anonimiseren we gegevens. Back-ups worden volgens een vaste cyclus overschreven.
9. Hoe beveiligen we gegevens?
FORTIVS neemt passende technische en organisatorische maatregelen die passen bij de gevoeligheid en risico's van de verwerking. Denk aan toegangsbeperking, sterke authenticatie, versleutelde verbindingen, logging, veilige configuratie, geheimhouding, gecontroleerde leverancierskeuze, herstelprocedures en periodieke evaluatie.
Geen systeem is volledig risicoloos. Vermoed je misbruik, verlies of ongeoorloofde toegang? Meld dit direct via [email protected].
10. Jouw privacyrechten
Je kunt, afhankelijk van de situatie, vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdracht of bezwaar. Ook kun je toestemming intrekken en bezwaar maken tegen direct marketing.
Stuur je verzoek naar [email protected]. We kunnen redelijke informatie vragen om je identiteit te controleren, maar vragen niet meer dan nodig. In beginsel reageren we binnen één maand. Bij complexe of meerdere verzoeken kan die termijn volgens de AVG worden verlengd; daarover informeren we tijdig.
Ben je niet tevreden over onze afhandeling, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We waarderen het als je ons eerst de kans geeft om de situatie op te lossen.
12. Wijzigingen en contact
We kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze diensten, leveranciers of wettelijke verplichtingen veranderen. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we betrokkenen via een passend kanaal.
Vragen over privacy of onze omgang met persoonsgegevens? Neem contact op via [email protected].