Algemene voorwaarden

1. Definities

In deze voorwaarden betekent:

• FORTIVS: V.O.F. FORTIVS, handelend onder de naam FORTIVS, gevestigd aan de Populierenweg 19, 9674 JR Winschoten, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 97880256;
• opdrachtgever: de onderneming of organisatie die met FORTIVS een overeenkomst sluit;
• deelnemer: de natuurlijke persoon die via opdrachtgever of rechtstreeks aan een dienst deelneemt;
• diensten: onder meer de Vitaliteits-Audit, preventiepilot, preventiecoaching, workshops, rapportage en een vitaliteitspartnerschap;
• overeenkomst: de door partijen aanvaarde offerte, opdrachtbevestiging of andere schriftelijke afspraak, inclusief bijlagen;
• FORTIVS-omgeving: de app, het dashboard, formulieren en communicatiekanalen die voor de dienstverlening worden gebruikt.

2. Toepassing en rangorde

Deze voorwaarden gelden voor alle zakelijke aanbiedingen, opdrachten en overeenkomsten van FORTIVS. Voor deelnemers gelden de bepalingen die gezien hun aard op deelname betrekking hebben. Dwingendrechtelijke rechten van een consument worden niet beperkt.

Afwijkingen zijn alleen geldig als partijen die schriftelijk overeenkomen. Inkoop- of andere voorwaarden van opdrachtgever worden uitdrukkelijk afgewezen.

Bij tegenstrijdigheid geldt de volgende rangorde:

1. een ondertekende maatwerkovereenkomst of opdrachtbevestiging;
2. een gegevensbeschermingsbijlage of verwerkersovereenkomst;
3. de offerte;
4. deze algemene voorwaarden.

3. Aanbod en totstandkoming

Een aanbod is vrijblijvend, tenzij daarin een geldigheidsduur of onherroepelijkheid staat. De overeenkomst ontstaat zodra opdrachtgever het aanbod schriftelijk of elektronisch aanvaardt, of zodra FORTIVS met instemming van opdrachtgever met de uitvoering begint.

Offertes zijn gebaseerd op de informatie die opdrachtgever heeft verstrekt. Wijzigingen in groepsgrootte, looptijd, gewenste rapportage, planning of technische inrichting kunnen gevolgen hebben voor prijs en uitvoering.

Vermelde voorbeelden van resultaten, inzichten of mogelijke besparingen zijn illustratief en geen garantie.

4. Diensten en uitvoering

FORTIVS voert de diensten zorgvuldig en naar beste inzicht uit. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, is sprake van een inspanningsverplichting en niet van een resultaatsverplichting.

Vitaliteits-Audit

De Vitaliteits-Audit is in beginsel een kort, verkennend traject waarin deelnemers dagelijkse gewoontes registreren, persoonlijke coaching ontvangen en de passendheid van een vervolg wordt onderzocht. De offerte bepaalt de exacte duur, groepsgrootte, onderdelen en terugkoppeling.

Preventiepilot en vitaliteitspartnerschap

Een vervolg kan bestaan uit datagestuurde begeleiding, proactieve check-ins, periodieke verdieping en rapportage op passend groepsniveau. Frequentie, bereikbaarheid, responstijden, capaciteit en rapportagemomenten volgen uit de overeenkomst.

FORTIVS mag werkzaamheden laten uitvoeren door zorgvuldig geselecteerde derden. FORTIVS blijft verantwoordelijk voor de overeengekomen dienstverlening, behoudens beperkingen die uit de overeenkomst of wet volgen.

5. Geen medische zorg of verzuimbeoordeling

• FORTIVS vervangt geen huisarts, psycholoog, bedrijfsarts, arbodienst of andere bevoegde zorgprofessional;
• deelnemers blijven zelf verantwoordelijk om bij klachten tijdig professionele hulp in te schakelen;
• bij acute of ernstige klachten moet direct contact worden opgenomen met een passende hulpdienst of zorgprofessional;
• FORTIVS deelt geen medische beoordeling met de werkgever en adviseert de werkgever niet over inzetbaarheid van een individuele werknemer.

6. Verplichtingen van opdrachtgever

Opdrachtgever zorgt tijdig voor informatie, medewerking en randvoorwaarden die redelijkerwijs nodig zijn. Opdrachtgever:

• benoemt een bevoegd contactpersoon en verstrekt juiste zakelijke gegevens;
• informeert deelnemers transparant over doel, vrijwilligheid en privacykaders van het traject;
• zet deelname of weigering niet in voor beoordeling, promotie, ontslag, verzuimcontrole of andere arbeidsrechtelijke beslissingen;
• vraagt FORTIVS niet om individuele leefstijl-, coaching- of gezondheidsgegevens;
• probeert groepsrapportages niet te herleiden tot individuele deelnemers;
• zorgt dat deelnemers redelijkerwijs tijd en gelegenheid krijgen om deel te nemen;
• gebruikt materialen, rapportages en toegang tot de FORTIVS-omgeving alleen voor het overeengekomen doel;
• meldt beveiligingsincidenten, onjuistheden en relevante veranderingen onmiddellijk.

Vertraging of extra werk door onvoldoende medewerking kan leiden tot aanpassing van planning, inhoud en kosten.

7. Deelname en gedrag

Deelnemers ontvangen vóór de start passende informatie over werkwijze, privacy en contact. Zij bepalen zelf welke informatie zij delen, binnen wat nodig is om de dienst zinvol uit te voeren.

Een deelnemer:

• verstrekt naar beste weten juiste informatie;
• deelt geen account of toegang met anderen;
• gebruikt de omgeving respectvol, rechtmatig en veilig;
• meldt medische of acute vragen bij een bevoegde professional en niet als spoedvraag bij FORTIVS;
• kan deelname of toestemming voor bijzondere persoonsgegevens intrekken volgens het privacybeleid.

Intrekking van toestemming kan betekenen dat FORTIVS de persoonlijke begeleiding niet kan voortzetten. Dit heeft vanuit FORTIVS geen arbeidsrechtelijke gevolgen en leidt niet automatisch tot beëindiging van de volledige overeenkomst met opdrachtgever.

8. Privacy, vertrouwelijkheid en werkgeversrapportage

Partijen behandelen vertrouwelijke informatie zorgvuldig en gebruiken die alleen voor het overeengekomen doel. Persoonsgegevens worden verwerkt volgens de AVG, het privacybeleid en eventuele aanvullende gegevensbeschermingsafspraken.

FORTIVS deelt geen individuele leefstijl-, coaching- of gezondheidsgegevens met opdrachtgever. Werkgeversrapportage bevat uitsluitend voldoende samengevoegde informatie die niet redelijkerwijs tot een deelnemer te herleiden is.

FORTIVS bepaalt een passende minimale groepsgrootte en kan:

• categorieën samenvoegen;
• resultaten onderdrukken of uitstellen;
• een rapportage beperken tot procesinformatie;
• helemaal geen groepsrapportage verstrekken wanneer herleidbaarheid niet voldoende kan worden voorkomen.

De feitelijke AVG-rollen van FORTIVS en opdrachtgever worden vóór de start vastgesteld en, waar nodig, schriftelijk vastgelegd in een verwerkersovereenkomst of andere privacybijlage.

9. Prijzen, facturatie en betaling

Alle zakelijke prijzen zijn exclusief btw en andere heffingen, tenzij anders vermeld. Reiskosten, aanvullende licenties of maatwerk worden alleen berekend wanneer dat is afgesproken.

Facturen moeten binnen 14 dagen na factuurdatum worden betaald, tenzij de overeenkomst een andere termijn noemt. Bij niet-tijdige betaling is opdrachtgever na een schriftelijke herinnering in verzuim en zijn wettelijke handelsrente en redelijke buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd.

Bezwaren tegen een factuur worden binnen 14 dagen na factuurdatum gemotiveerd gemeld. Een bezwaar schort de betalingsverplichting niet op voor het niet-betwiste deel.

FORTIVS mag tarieven voor een verlengingsperiode aanpassen. Een verhoging wordt vóór de nieuwe periode bekendgemaakt.

10. Duur, planning, annulering en beëindiging

De looptijd staat in de overeenkomst. Een overeenkomst voor bepaalde tijd eindigt op de afgesproken datum, tenzij verlenging is overeengekomen. Een doorlopend vitaliteitspartnerschap kan worden opgezegd met de in de overeenkomst vermelde termijn.

Een gepland gesprek kan kosteloos worden verplaatst wanneer dit uiterlijk 24 uur vooraf gebeurt. Bij latere annulering of niet verschijnen mag FORTIVS het moment als uitgevoerd beschouwen, tenzij redelijkerwijs anders behoort te gelden.

Een partij mag de overeenkomst geheel of gedeeltelijk beëindigen wanneer de andere partij, na een redelijke hersteltermijn, wezenlijk tekortschiet. Onmiddellijke beëindiging is mogelijk bij faillissement, beëindiging van bedrijfsactiviteiten, ernstige veiligheids- of privacyrisico's, misbruik of een situatie waarin voortzetting redelijkerwijs niet kan worden verlangd.

Bij beëindiging blijven reeds uitgevoerde werkzaamheden, gemaakte kosten en opeisbare bedragen verschuldigd. FORTIVS verleent redelijke medewerking aan een zorgvuldige afronding en verwijdert of retourneert gegevens volgens de geldende privacyafspraken.

11. Intellectueel eigendom en gebruik

Alle rechten op de FORTIVS-methodiek, teksten, analyses, formats, dashboards, ontwerpen, software, trainingsmaterialen en overige materialen blijven bij FORTIVS of haar licentiegevers.

Opdrachtgever en deelnemers krijgen een persoonlijk, beperkt, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur en het doel van de overeenkomst. Zonder schriftelijke toestemming is het niet toegestaan om materialen te verkopen, openbaar te maken, te kopiëren voor derden, te wijzigen, te reverse-engineeren of te gebruiken voor een concurrerende dienst.

Opdrachtgever behoudt rechten op eigen aangeleverde materialen en verleent FORTIVS het gebruiksrecht dat nodig is om de dienst uit te voeren.

12. Aansprakelijkheid

FORTIVS is alleen aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreeks gevolg is van een toerekenbare tekortkoming. Voor zover de wet dit toestaat, is de totale aansprakelijkheid per gebeurtenis en per contractjaar beperkt tot het bedrag dat opdrachtgever in de zes maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis voor de betreffende dienst heeft betaald, met als maximum het bedrag dat de aansprakelijkheidsverzekering voor het geval uitkeert.

FORTIVS is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gemiste besparingen, verlies van omzet, reputatieschade, bedrijfsstagnatie of arbeidsrechtelijke gevolgen. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de leiding van FORTIVS en niet waar beperking wettelijk verboden is.

FORTIVS garandeert niet dat verzuim of uitval wordt voorkomen. Resultaten hangen mede af van deelname, persoonlijke omstandigheden, organisatiecontext en tijdige inschakeling van bevoegde professionals.

Een aanspraak wordt zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 30 dagen na ontdekking schriftelijk gemeld, met voldoende informatie om onderzoek en beperking van schade mogelijk te maken.

13. Overmacht en beschikbaarheid

Een partij is niet gehouden tot nakoming voor zover die tijdelijk of blijvend onmogelijk is door een omstandigheid buiten haar redelijke controle, zoals storing bij essentiële leveranciers, internet- of energiestoring, cyberincident, ziekte van een essentiële coach, overheidsmaatregel, natuurramp of arbeidsconflict.

FORTIVS informeert opdrachtgever zo snel mogelijk en probeert gevolgen redelijkerwijs te beperken. Duurt overmacht langer dan 30 dagen, dan mogen partijen het getroffen deel van de overeenkomst schriftelijk beëindigen zonder schadevergoeding. Reeds verrichte prestaties blijven verschuldigd.

14. Klachten en geschillen

Klachten worden zo snel mogelijk en duidelijk omschreven gestuurd naar [email protected]. FORTIVS bevestigt ontvangst en streeft ernaar binnen 14 dagen inhoudelijk te reageren. Als meer tijd nodig is, laten we weten wanneer een reactie volgt.

Partijen proberen een geschil eerst in overleg op te lossen. Dit laat het recht om tijdig rechtsmaatregelen te nemen onverlet.

15. Slotbepalingen

FORTIVS kan deze voorwaarden wijzigen. Voor een lopende overeenkomst geldt een wezenlijke wijziging pas na kennisgeving en met een redelijke invoeringstermijn, tenzij wet- of veiligheidsredenen directe toepassing vereisen.

Als een bepaling ongeldig blijkt, blijven de overige bepalingen gelden. Partijen vervangen de ongeldige bepaling door een geldige bepaling die doel en strekking zo dicht mogelijk benadert.

Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar FORTIVS is gevestigd, tenzij dwingend recht een andere rechter aanwijst.