Privacybeleid

1. Wie verantwoordelijk is

V.O.F. FORTIVS, handelend onder de naam FORTIVS, is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die zij voor websitecontact, haar eigen administratie en persoonlijke coaching verwerkt.

• Adres: Populierenweg 19, 9674 JR Winschoten.
• KvK-nummer: 97880256.
• Contact voor privacyvragen: [email protected].
• Telefoon: +31 970 102 74731.
• Website: www.fortivs.com.

Dit beleid geldt voor websitebezoekers, aanvragers, klanten, deelnemers, zakelijke contactpersonen en nieuwsbriefontvangers. Bij aanvullende diensten informeren wij je vóór de daarbij behorende verwerking. Een opdrachtgever die betaalt, krijgt niet automatisch toegang tot je persoonlijke gegevens.

2. Welke gegevens wij gebruiken en waar ze vandaan komen

Bij een aanvraag en overeenkomst: naam, e-mailadres, telefoonnummer, eventueel bedrijfsnaam en functie, je vraag, afspraken, correspondentie, contract- en betaalgegevens. Je verstrekt deze meestal zelf. Als iemand anders je aanmeldt, ontvangen wij alleen de noodzakelijke contactgegevens en informeren wij je rechtstreeks vóór verdere verwerking, uiterlijk binnen de wettelijke termijn.

Bij persoonlijke begeleiding: je doelen, relevante dagelijkse gewoonten, registraties en check-ins, coachingnotities, voortgang en communicatie. Informatie over slaap, herstel, stress, ervaren belasting, voeding of beweging kan gezondheidsinformatie zijn, ook zonder diagnose. Wij behandelen gegevens die gezondheid onthullen als bijzondere persoonsgegevens.

Wij gebruiken daarvoor Kahunas. Klanten registreren daarin onder meer stress, slaap en gezondheidsinformatie. Wij beperken formulieren en logboeken tot wat voor hun persoonlijke coaching nodig is. Voor automatische incasso verwerken wij daarnaast de noodzakelijke betaal- en machtigingsgegevens, zoals IBAN en de registratie van de incassomachtiging, eventueel via een afzonderlijke betaaldienstverlener.

Bij betalingen via Stripe: naam, factuuradres, e-mailadres, telefoonnummer voor zover gevraagd, betaal- en machtigingsgegevens, bedrag, transactiestatus en relevante factuurinformatie. Stripe ontvangt betaalgegevens via zijn betaalomgeving; welke gegevens wij zelf kunnen zien, hangt af van de betaalmethode en inrichting. Wij sturen geen inhoudelijke coachingnotities of gezondheidsregistraties naar Stripe.

Bij contact via WhatsApp Business: telefoonnummer, profielinformatie die je beschikbaar maakt, berichten, eventueel gedeelde bijlagen en relevante communicatiegegevens. Door onze gekoppelde zakelijke inrichting kunnen berichten ook in de gebruikte klantadministratie terechtkomen. Gebruik WhatsApp bij voorkeur voor planning en praktische vragen en Kahunas voor gevoelige registraties. Wij vragen je geen medische dossiers of diagnoses via WhatsApp te sturen.

Wij vragen niet standaard om een medisch dossier, BSN, kopie identiteitsbewijs, medicatieoverzicht of diagnose. Zet zulke informatie ook niet in een algemeen aanvraagformulier. Als je onnodige gevoelige informatie deelt, beperken of verwijderen wij die waar mogelijk.

Bij website en digitale omgeving: voor zover de inrichting dat genereert, IP-adres, browser- en apparaatinformatie, inlog- en beveiligingsgegevens en je cookievoorkeur. Informatie over cookies en vergelijkbare technieken staat in paragraaf 11 en bij de betreffende toestemmingskeuze.

Wearablegegevens, gespreksopnamen en automatische transcripties vallen niet vanzelf onder deze gegevenslijst. Als wij deze gaan gebruiken, krijg je vooraf specifieke informatie en vragen wij waar nodig afzonderlijke toestemming. Wij nemen gesprekken niet op zonder dat vooraf met je af te spreken.

3. Waarom wij gegevens gebruiken

Bij gerechtvaardigd belang wegen wij noodzaak en jouw privacybelang af. Gezondheidsgegevens gebruiken wij niet uitsluitend op basis van gerechtvaardigd belang of een coachingcontract. Wij gebruiken je persoonlijke logboek niet voor advertentiedoelgroepen of commerciële profilering.

Als je niet de gegevens verstrekt die noodzakelijk zijn om een aanvraag of dienst uit te voeren, kan die uitvoering niet of slechts beperkt mogelijk zijn. Vrijblijvende marketingtoestemming is geen voorwaarde voor begeleiding.

4. Gezondheidsgegevens en jouw toestemming

Bij rechtstreeks afgenomen persoonlijke coaching verwerken wij gezondheidsgegevens alleen wanneer een geldige AVG-grondslag én een toepasselijke uitzondering op het verwerkingsverbod bestaan. Waar wij uitdrukkelijke toestemming gebruiken, vragen wij die apart vóór de verwerking. Daarbij leggen wij uit welke gegevens, voor welk doel, welke ontvangers en welke termijn.

Je hoeft het privacybeleid niet ‘goed te keuren’ om privacyrechten te hebben. Akkoord met algemene voorwaarden, een contactverzoek of een nieuwsbrief is geen toestemming voor gezondheidsverwerking.

Je kunt toestemming intrekken via [email protected] of bij je coach, even eenvoudig als je haar gaf. Wij stoppen dan de verwerking die van die toestemming afhangt en verwijderen de betreffende gegevens, tenzij een specifieke wettelijke uitzondering verder bewaren noodzakelijk en toegestaan maakt. Eerdere rechtmatige verwerking blijft rechtmatig.

Als een essentieel onderdeel van de begeleiding daardoor niet meer uitvoerbaar is, bespreken wij een minder gegevensintensieve aanpak of afronding. Intrekking leidt niet automatisch tot een boete. Wij bewaren gezondheidsgegevens niet standaard zeven jaar omdat financiële administratie zolang moet worden bewaard.

5. Wie binnen FORTIVS toegang heeft

Alleen coaches en andere bevoegde personen die gegevens voor hun taak nodig hebben, krijgen toegang. Wij leggen bij onboarding uit of Sander, Nathan of beiden jouw begeleiding verzorgen en welke dossierinformatie zij nodig hebben om opvolging af te stemmen. Een gezamenlijk klantlogboek is bedoeld voor continuïteit van jouw traject, niet voor onbeperkte toegang door iedereen.

Facturatie en administratie worden waar mogelijk gescheiden van inhoudelijke coachinggegevens. Wij delen niet meer gegevens dan nodig en leggen vertrouwelijkheid vast voor personen met toegang.

6. Betaling door iemand anders

Wanneer een ander jouw persoonlijke traject betaalt, geeft dit die persoon of organisatie geen toegang tot je coachingdossier, gezondheidsregistraties of persoonlijke gesprekken. Voor de betaling verstrekken wij alleen noodzakelijke financiële en administratieve informatie op een geldige grondslag. Dit beleid beschrijft geen afzonderlijk programma voor werknemers of inhoudelijke werkgeversrapportage.

7. Dienstverleners en doorgifte buiten de EER

Wij verkopen je persoonsgegevens niet. Wij kunnen noodzakelijke gegevens delen met aanbieders van website en formulieren, klantadministratie, afsprakenplanning, e-mail, coachingsoftware, hosting, betalingen en boekhouding. Ook bevoegde adviseurs en instanties kunnen gegevens ontvangen wanneer daarvoor een rechtmatige reden bestaat.

Met partijen die namens ons gegevens verwerken maken wij verwerkersafspraken. Partijen met eigen wettelijke verantwoordelijkheden, zoals bepaalde betaaldienstverleners, kunnen voor hun eigen verwerking zelfstandig verantwoordelijk zijn.

Stripe en WhatsApp kunnen naast verwerking namens ons ook gegevens voor eigen doeleinden verwerken, afhankelijk van de gebruikte dienst. Meer informatie vind je in het privacybeleid van Stripe en de privacy-informatie van WhatsApp. Betrokken contractpartijen, subverwerkers en internationale waarborgen hangen af van de gebruikte producten en overeenkomsten.

FORTIVS gebruikt op dit moment geen Supabase of n8n voor deze klantverwerking. Een eigen toekomstig dashboard of automatiseringssysteem wordt pas in gebruik genomen na beoordeling en aanvullende informatie. VPS-hosting of een AI-API worden alleen aan dit overzicht toegevoegd als zij werkelijk persoonsgegevens gaan verwerken.

Kahunas beschrijft zichzelf als verwerker voor gegevens die coaches voor hun klanten beheren, en als zelfstandig verantwoordelijke voor bepaalde eigen platformdoeleinden. Meer informatie staat in het privacybeleid van Kahunas. Kahunas noemt verwerking in onder meer het VK, de EU, de Verenigde Arabische Emiraten en de Verenigde Staten. Verwijzen naar dat beleid vervangt onze eigen verantwoordelijkheid niet.

Als verwerking of toegang buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvindt, beoordelen wij vóór gebruik het toepasselijke overdrachtsmechanisme, zoals een geldig adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen, en noodzakelijke aanvullende maatregelen. Een Europese serverregio sluit toegang vanuit andere landen niet vanzelf uit. Je kunt informatie over de toepasselijke waarborgen en een kopie daarvan opvragen via [email protected], met bescherming van vertrouwelijke informatie waar nodig.

8. AI en signalering

Dataregistraties kunnen trends zichtbaar maken die een coach met je bespreekt. Een trend of score is geen medische diagnose en voorspelt niet met zekerheid of je zult uitvallen. Wij nemen geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor je hebben.

Kahunas beschrijft in zijn eigen privacybeleid algoritmische gezondheidsscores, AI-functionaliteit en modelontwikkeling. Dat betekent niet dat iedere functie deel uitmaakt van jouw FORTIVS-traject. Bij gebruik van zulke functies ontvang je vooraf informatie over de betreffende verwerking, gegevens en keuzes. Toestemming voor onze coaching is niet automatisch toestemming voor een afzonderlijk trainingsdoel van een leverancier.

Als wij een nieuwe AI-toepassing bij jouw begeleiding introduceren, informeren wij je vóór de betreffende verwerking over het doel, de gegevens, ontvangers en waarborgen, en vragen wij waar nodig specifieke uitdrukkelijke toestemming. Gezondheidsinformatie mag niet zonder rechtmatige basis en passende waarborgen naar een algemene chatbot of AI-API. Alleen namen verwijderen is niet automatisch anonimiseren. Relevante AI-uitvoer die wij in de begeleiding gebruiken wordt menselijk beoordeeld.

9. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Waar geen vaste wettelijke termijn geldt, bepalen de volgende criteria de duur:

• Aanvragen: zolang nodig om je vraag, eventuele offerte en een concreet afgesproken opvolgmoment af te handelen. Zonder lopend contact of andere geldige reden bewaren wij aanvragen niet onbeperkt.
• Coachinggegevens: gedurende jouw traject en zolang concrete afgesproken evaluatie of afronding die gegevens nog nodig maakt. De gevoeligheid van de gegevens, een verzoek tot verwijdering of intrekking van toestemming en de rechtmatige noodzaak van verder bewaren worden daarbij afzonderlijk beoordeeld. Een mogelijke toekomstige terugkeer als klant rechtvaardigt geen onbeperkt dossier.
• Contractuele correspondentie en juridische aanspraken: zolang noodzakelijk om de overeenkomst en een concrete klacht of aanspraak af te handelen, rekening houdend met toepasselijke wettelijke termijnen. Dat rechtvaardigt niet automatisch het bewaren van een volledig gezondheidsdossier.
• Financiële basisadministratie: zeven jaar voor gegevens waarop de fiscale bewaarplicht van toepassing is, of een afwijkende termijn wanneer de wet dat verlangt. Onnodige coachinginhoud hoort niet in deze administratie.
• Beveiligingslogs: zolang noodzakelijk voor beveiliging, foutonderzoek en een concreet incident, rekening houdend met risico en de gegevens die het log bevat.
• Nieuwsbrief: zolang je daarvoor bent aangemeld. Na afmelding kan een minimale afmeldregistratie nodig blijven om ongewenste hernieuwde verzending te voorkomen.
• Toestemmingsbewijs: zolang noodzakelijk om de verwerking en afwikkeling daarvan te kunnen verantwoorden, zonder onnodige coachinginhoud te bewaren.

Voor eigen platformverwerking hanteren leveranciers daarnaast hun eigen termijnen. Kahunas noemt in zijn openbare beleid onder meer drie jaar voor gezondheidsgegevens of tot intrekking van toestemming, en andere termijnen voor accounts en communicatie. Dit is geen automatische bewaartermijn voor alle FORTIVS-dossiers en geen garantie dat een verwijderopdracht overal onmiddellijk is uitgevoerd. Je kunt ons om informatie over jouw gegevens en de afhandeling van een verwijderverzoek vragen. Bij verwerking namens ons moeten leveranciers onze rechtmatige bewaarinstructies volgen; bij zelfstandige verwerking gelden ook hun eigen verantwoordelijkheid en je rechten tegenover hen.

Na het vervallen van een rechtmatige bewaarbehoefte moeten gegevens worden verwijderd of daadwerkelijk geanonimiseerd. Verwijdering uit actieve systemen en uit back-ups kan een verschillende technische doorlooptijd hebben. Resterende back-upkopieën mogen niet opnieuw worden gebruikt voor gewone verwerking. Als wij een wettelijke uitzondering toepassen op een verwijderverzoek, informeren wij je over de reden.

10. Beveiliging en incidenten

De AVG verplicht ons tot passende technische en organisatorische maatregelen op basis van het risico, met bijzondere aandacht voor gezondheidsgegevens. Daartoe behoren waar passend taakgebonden toegang, veilige authenticatie, beveiligde verbindingen, passende opslagbeveiliging, afspraken met leveranciers, herstelprocedures en periodieke controle.

Een systeem kan nooit absolute veiligheid garanderen. Meld vermoedens van een incident aan [email protected]. Wij onderzoeken incidenten, beperken gevolgen en melden waar de wet dat vereist aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokken personen.

11. Cookies en marketing

Functionele cookies en cookies die wettelijk zonder toestemming mogen worden geplaatst, gebruiken wij alleen binnen die uitzondering. Tracking-, advertentie- en andere toestemmingplichtige technieken mogen pas actief zijn nadat je geldige toestemming hebt gegeven. Je moet ze eenvoudig kunnen weigeren en toestemming later kunnen intrekken.

Ook pixels, externe embeds, ingesloten formulieren en lokale opslag kunnen onder de cookieregels vallen. Als toestemming wordt gevraagd, ontvang je bij die keuze informatie over het doel, de aanbieder en de duur. Dit beleid vormt op zichzelf geen toestemming voor tracking.

Nieuwsbrieftoestemming staat apart van een aanvraag of overeenkomst. Iedere marketingmail bevat een eenvoudige afmeldmogelijkheid. Wij gebruiken coachinggegevens niet voor gepersonaliseerde advertenties.

12. Jouw rechten

Je kunt vragen om inzage en een kopie, correctie, verwijdering, beperking of — wanneer van toepassing — overdracht van je gegevens. Bij verwerking op basis van gerechtvaardigd belang kun je vanwege jouw situatie bezwaar maken. Tegen direct marketing kun je altijd bezwaar maken. Toestemming kun je intrekken.

Stuur je verzoek naar [email protected]. Wij controleren je identiteit op een proportionele manier en vragen niet standaard een volledige kopie van je identiteitsbewijs. In beginsel reageren en handelen wij binnen één maand. Als een wettelijke verlenging wegens complexiteit of aantal verzoeken nodig is, leggen wij dat binnen die eerste maand uit. Wij informeren je ook over een eventuele wettelijk toegestane weigering en je mogelijkheden daartegen.

Je kunt rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. Je hoeft daarvoor niet eerst bij ons te klagen. Andere wettelijke rechtsmiddelen blijven beschikbaar.

13. Wijzigingen

Wij houden dit beleid actueel. Bij wezenlijke nieuwe verwerkingen informeren wij je voordat die beginnen en vragen wij waar nodig opnieuw toestemming. Een wijziging van deze pagina vormt op zichzelf geen toestemming voor een nieuw doel. Op de gepubliceerde versie vermelden wij de datum en het versienummer.